Hướng dẫn thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh năm 2025

Tư vấn nội dung

Võ Thị Thủy | Katie Vo (Mrs)

Luật Sư - info@lexconsult.com.vn

Xem thông tin

Trong bối cảnh môi trường kinh doanh liên tục thay đổi, việc thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin pháp lý và bảo đảm tính thống nhất giữa hồ sơ và hoạt động thực tế. Khi doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ, vốn điều lệ hoặc người đại diện, việc thực hiện thủ tục này là bước quan trọng để duy trì tính hợp pháp, minh bạch và củng cố uy tín trên thị trường.

Bài viết này của LexConsult & Partners sẽ phân tích những điểm quan trọng liên quan đến thay đổi đăng ký kinh doanh, bao gồm khái niệm, ý nghĩa, quy trình thực hiện và các lưu ý cần thiết giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin pháp lý một cách chính xác, hợp lệ và hiệu quả.

1. Cơ sở pháp lý, khái niệm và vai trò thay đổi đăng đổi kinh doanh

1.1 Cơ sở pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020 (Văn bản hợp nhất 67/VBHN-VPQH năm 2025)

• Nghị định 168/2025/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký, thay đổi, tra cứu thông tin doanh nghiệp và hộ kinh doanh từ 01/7/2025

• Các văn bản liên quan như Nghị định về thuế, luật đầu tư, luật tổ chức chính quyền địa phương cũng ảnh hưởng, nhưng trọng điểm là Nghị định 168/2025/NĐ-CP liên quan đăng ký doanh nghiệp.

1.2 Khái niệm

Thay đổi đăng ký kinh doanh (hay thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp) là việc doanh nghiệp sửa đổi một hoặc nhiều nội dung đã đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh (ví dụ: tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, vốn điều lệ, ngành nghề, người đại diện, cổ đông, chủ sở hữu hưởng lợi…) để phù hợp với thực tế hoạt động, nhu cầu quản trị hoặc thay đổi quy định pháp luật.

1.3 Vai trò

• Giúp cập nhật thông tin pháp lý để phù hợp với thay đổi thực tế trong doanh nghiệp, tránh mâu thuẫn giữa hồ sơ và thực tế.

• Là căn cứ pháp lý để cơ quan nhà nước, đối tác và khách hàng xác nhận thông tin doanh nghiệp.

• Tránh rủi ro về phạt vi phạm hành chính nếu doanh nghiệp không thông báo thay đổi theo quy định.

• Là bước bắt buộc khi doanh nghiệp muốn thay đổi vị trí quản lý thuế, thay đổi ngành nghề, thay đổi người đại diện…

→ Việc thực hiện đúng thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro bị xử phạt

2. Khi nào cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp

Căn cứ vào Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020 (Văn bản hợp nhất 67/VBHN-VPQH năm 2025) Doanh nghiệp cần thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh khi có sự điều chỉnh về các nội dung đã đăng ký ban đầu được quy định tại Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020 (Văn bản hợp nhất 67/VBHN-VPQH năm 2025), nhằm bảo đảm thông tin pháp lý luôn khớp với tình hình hoạt động thực tế. Những thay đổi này có thể liên quan đến tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, vốn điều lệ, cơ cấu sở hữu, người đại diện theo pháp luật, ngành nghề kinh doanh hoặc các thông tin khác ghi trong hồ sơ đăng ký.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Thay đổi tên doanh nghiệp hoặc địa chỉ trụ sở chính để phù hợp với chiến lược phát triển, mở rộng thị trường hoặc điều chỉnh vị trí kinh doanh.

• Điều chỉnh vốn điều lệ, tỷ lệ góp vốn hoặc danh sách thành viên, cổ đông nhằm phản ánh đúng năng lực tài chính và cơ cấu đầu tư.

• Thay đổi người đại diện theo pháp luật do chuyển đổi vị trí quản lý hoặc tổ chức lại bộ máy điều hành.

• Bổ sung, rút bớt hoặc sửa đổi ngành nghề kinh doanh để phù hợp định hướng hoạt động và quy định pháp luật hiện hành.

• Cập nhật thông tin cổ đông sáng lập trong trường hợp có thay đổi về quyền sở hữu hoặc chưa hoàn tất việc thanh toán vốn góp đúng thời hạn.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể chủ động cập nhật thông tin trong trường hợp có thay đổi hành chính hoặc dữ liệu quản lý nhưng không bắt buộc phải điều chỉnh giấy đăng ký kinh doanh nếu nội dung đăng ký không thay đổi thực chất.

→ Khi có bất kỳ thay đổi nào về thông tin pháp lý, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh để cập nhật dữ liệu hợp lệ với cơ quan quản lý.

3. Điều kiện, thủ tục và lệ phí khi thay đổi đăng ký kinh doanh

Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh được áp dụng khi doanh nghiệp điều chỉnh bất kỳ thông tin nào đã ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng quy trình giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin hợp lệ, tránh bị xử phạt hành chính và đảm bảo minh bạch trong giao dịch.

3.1. Điều kiện thực hiện

Trước khi tiến hành, doanh nghiệp cần bảo đảm các điều kiện sau:

• Doanh nghiệp đang hoạt động hợp pháp, không trong quá trình giải thể hoặc phá sản.

• Không có tranh chấp nội bộ ảnh hưởng đến việc thay đổi thông tin đăng ký.

• Nội dung thay đổi phù hợp quy định pháp luật (ví dụ: tên doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, địa chỉ hợp lệ).

3.2 Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh

Bảng: Hồ sơ, quy trình và căn cứ pháp lý của thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh

3.3 Lệ phí khi thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh:

Lệ phí/Phí công bố:

• Đăng ký thay đổi: 25.000 đồng/lần.
• Công bố nội dung thay đổi: 100.000 đồng/lần.
• Miễn lệ phí nếu nộp qua mạng điện tử.

* Lưu ý:

• Thời hạn giải quyết thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh: Thông thường 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
•  Hồ sơ đăng ký thay đổi kinh doanh có thể nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
• Trong một số trường hợp đặc biệt hồ sơ có thể nộp qua bưu điện (khuyến khích nộp trực tuyến)

4.  Việc cần làm sau khi thay đổi đăng ký kinh doanh

Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện các bước tiếp theo để đồng bộ thông tin tại các cơ quan quản lý, tránh sai lệch dữ liệu pháp lý.

→ Công bố thông tin thay đổi:
Công bố trên Cổng thông tin quốc gia trong 30 ngày từ khi được cấp giấy mới. Trễ hạn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính

→ Cập nhật với cơ quan thuế:
Khi thay đổi tên, địa chỉ, vốn hoặc người đại diện, cần báo cơ quan thuế. Nếu đổi địa chỉ sang quận/tỉnh khác, phải chốt nghĩa vụ thuế trước.

→ Cập nhật tại ngân hàng:
Thông báo cho ngân hàng về thông tin mới và điều chỉnh hợp đồng nếu có khoản vay, bảo lãnh hoặc tín dụng.

→ Điều chỉnh giấy phép con:
Nếu hoạt động ngành nghề có điều kiện, cần cập nhật lại giấy phép con theo Luật Đầu tư 2020 và nghị định chuyên ngành.

→ Thông báo cho đối tác và cơ quan liên quan:
Gửi thông báo thay đổi đến đối tác, khách hàng, bảo hiểm, hải quan, đồng thời cập nhật trên hóa đơn, website, hợp đồng và hồ sơ nội bộ.

→ Lưu trữ hồ sơ:
Giữ lại toàn bộ hồ sơ, quyết định, giấy chứng nhận cũ – mới ít nhất 10 năm để đảm bảo tính pháp lý.

5. Tư vấn từ luật sư Lexconsult & Partners khi thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh

Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tuy phổ biến nhưng nếu thực hiện sai quy trình hoặc chậm thời hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt, hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.

Để việc thay đổi diễn ra nhanh chóng, hợp pháp và hiệu quả, luật sư LexConsult & Partners khuyến nghị doanh nghiệp lưu ý những điểm chính sau:

• Xác định chính xác nội dung thay đổi:
  Phân tích rõ nội dung cần điều chỉnh như tên, địa chỉ, vốn, người đại diện hoặc ngành nghề để lựa chọn đúng mẫu biểu, trình tự và hồ sơ cần thiết.

•  Chuẩn bị hồ sơ hợp lệ và thống nhất:
  Hồ sơ phải đầy đủ chữ ký, chứng thực và thống nhất thông tin.
  Với tài liệu nước ngoài, cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt để đảm bảo tính pháp lý.

•  Thực hiện đúng quy trình và thời hạn:
  Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh hoặc qua mạng điện tử.
  Doanh nghiệp phải công bố thông tin thay đổi trong 30 ngày kể từ khi được cấp giấy chứng nhận và chủ động theo dõi, bổ sung hồ sơ khi có yêu cầu.

•  Cập nhật và đồng bộ thông tin sau thay đổi đăng ký kinh doanh:
  Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin tại cơ quan thuế, ngân hàng, giấy phép con, hợp đồng và website để bảo đảm thống nhất và tránh sai lệch dữ liệu pháp lý.

6. FAQ – Những câu hỏi thường gặp khi thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh