English
Tư vấn nội dung
Trong quá trình sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn khi giấy phép lao động chuẩn bị hết hạn nhưng chưa nắm rõ kiến thức về gia hạn giấy phép lao động và trình tự thực hiện theo quy định pháp luật mới. Đặc biệt, từ năm 2025, các quy định liên quan đến quản lý lao động nước ngoài được siết chặt hơn theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP và Bộ luật Lao động 2019, đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ đầy đủ các điều kiện, hồ sơ và quy trình tương ứng.
Bài viết dưới đây của Lexconsult & Partners sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ: giấy phép lao động được gia hạn bao nhiêu lần, điều kiện gia hạn là gì, thời điểm nào phải nộp hồ sơ,… Đồng thời cung cấp hướng dẫn thực tiễn để hạn chế rủi ro và đảm bảo lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
1. Khái niệm và cơ sở pháp lý về gia hạn giấy phép lao động
1.1. Khái niệm về gia hạn giấy phép lao động
Gia hạn giấy phép lao động là thủ tục pháp lý cho phép người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam sau khi giấy phép lao động cũ sắp hết hạn. Việc gia hạn chỉ áp dụng khi vị trí công việc, chức danh và doanh nghiệp sử dụng lao động không thay đổi, và các điều kiện ban đầu vẫn còn phù hợp.
1.2. Cơ sở pháp lý liên quan đến gia hạn giấy phép lao động
- Bộ luật Lao động 2019.
- Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
2. Gia hạn giấy phép lao động
2.1. Trường hợp gia hạn giấy phép lao động
Theo quy định tại Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép lao động phải được gia hạn trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn giấy phép lao động.
Giấy phép lao động khi hết thời hạn sẽ bị xem là không còn hiệu lực (Điều 156 Bộ luật lao động 2019).
2.2. Thời hạn của giấy phép lao động sau khi gia hạn
Giấy phép gia hạn chỉ được gia hạn 01 lần.
Thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn theo thời hạn của một trong các trường hợp quy định tại Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, nhưng không được quá 02 năm.
3. Quy trình gia hạn giấy phép lao động
3.1. Hồ sơ thực hiện gia hạn giấy phép lao động
Thành phần hồ sơ cần nộp khi đề nghị gia hạn giấy phép lao động được quy định cụ thể tại Điều 27 Nghị định 219/2025/NĐ-CP như sau:
– Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.
– Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp.
– 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).
– Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.
– Hộ chiếu còn thời hạn.
– Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài
3.2. Quy trình gia hạn giấy phép lao động
Trình tự thủ tục gia hạn giấy phép lao động được quy định cụ thể tại Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP như sau:
– Trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.
– Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền gia hạn giấy phép lao động.
– Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.
– Đối với người lao động nước ngoài theo quy định tại các điểm a và m khoản 1 Điều 2 Nghị định này, sau khi người lao động nước ngoài được gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động.
4. Lưu ý khi thực hiện gia hạn giấy phép lao động
Trong quá trình tư vấn thực tế, Lexconsult & Partners lưu ý doanh nghiệp một số rủi ro thường gặp sau:
– Quá hạn nộp hồ sơ: giấy phép lao động cần được gia hạn trước khi hết hạn (trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày).
– Giấy khám sức khỏe hết hạn hoặc không do cơ sở đủ điều kiện cấp.
– Giấy phép lao động chỉ được gia hạn 01 lần.
– Người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động, nếu người lao động nước ngoài thuộc điểm a và m khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
5. Tư vấn từ luật sư Lexconsult & Partners
Với kinh nghiệm tư vấn thường xuyên cho doanh nghiệp FDI và doanh nghiệp Việt Nam sử dụng lao động nước ngoài, Lexconsult & Partners hỗ trợ trọn gói:
– Rà soát tình trạng giấy phép lao động hiện tại;
– Tư vấn nên gia hạn hay cấp mới để tối ưu thời gian và chi phí;
– Soạn thảo hồ sơ đúng quy định theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP;
– Đại diện làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
– Tư vấn đồng bộ visa, thẻ tạm trú (TRC) sau khi gia hạn giấy phép lao động.
6. FAQ – Những câu hỏi thường gặp khi gia hạn giấy phép lao động
1. Giấy phép lao động hết hạn rồi có gia hạn được không?
→ Không. Giấy phép lao động chỉ được gia hạn khi còn thời hạn, nếu giấy phép lao động hết hạn sẽ bị coi là hết hiệu lực (Điều 156 Bộ luật lao động 2019).
2. Gia hạn giấy phép lao động có cần giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài không?
→ Có. Doanh nghiệp vẫn phải nộp văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (Điều 27 Nghị định 219/2025/NĐ-CP).
3. Trường hợp giấy phép lao động chỉ còn dưới 10 ngày thì doanh nghiệp phải xử lý thế nào?
→ Khi giấy phép lao động còn dưới 10 ngày hoặc đã hết hạn, doanh nghiệp không còn đủ điều kiện thực hiện thủ tục gia hạn theo quy định. Trong trường hợp này, nếu vẫn có nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục cấp mới giấy phép lao động.
4. Người lao động nước ngoài có được tiếp tục làm việc trong thời gian chờ gia hạn không?
→ Chỉ được làm việc khi giấy phép lao động vẫn còn hiệu lực. Nếu giấy phép đã hết hạn mà chưa được gia hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
5. Sau khi gia hạn giấy phép lao động, doanh nghiệp có phải ký lại hợp đồng lao động không?
→ Có, đối với người lao động nước ngoài làm việc theo hình thức hợp đồng lao động (quy định tại điểm a và m khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP), sau khi được gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết lại hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc.
Việc gia hạn giấy phép lao động tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế lại tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu doanh nghiệp không nắm rõ quy định về số lần gia hạn, điều kiện thành phần hồ sơ và thời hạn nộp theo pháp luật năm 2025. Để đảm bảo lao động nước ngoài làm việc hợp pháp, tránh bị xử phạt và không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chính xác ngay từ đầu.
Nếu bạn đang cần tư vấn gia hạn giấy phép lao động, hỗ trợ soạn thảo hồ sơ hoặc rà soát toàn diện tình trạng giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài, hãy liên hệ ngay với Lexconsult & Partners.
📞 Hotline: 0938 507 287
📧 Email: info@lexconsult.com.vn
