Miễn giấy phép lao động 2025: Điều kiện, hồ sơ và thủ tục chi tiết

Miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài là một trong những chính sách pháp lý giúp doanh nghiệp tại Việt Nam tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm bớt thủ tục hành chính khi tuyển dụng lao động quốc tế. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng được áp dụng chính sách miễn giấy phép và nếu áp dụng sai, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro pháp lý nghiêm trọng.

Theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP, việc xác định đúng đối tượng được miễn giấy phép lao động, chuẩn bị đúng thủ tục miễn giấy phép lao động, và tuân thủ các lưu ý pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro bị xử phạt trong quá trình sử dụng lao động người nước ngoài.

Vậy ai là đối tượng được miễn? Điều kiện, thủ tục và hồ sơ cần chuẩn bị như thế nào theo quy định mới nhất của pháp luật Việt Nam? Trong bài viết này, Lexconsult & Cộng sự sẽ giúp bạn:

– Hiểu rõ các trường hợp được miễn giấy phép lao động;

– Điều kiện và thủ tục thực hiện miễn giấy phép lao động theo quy định mới năm 2025;

– Cập nhật những lưu ý pháp lý và kinh nghiệm xử lý hồ sơ thực tiễn cho doanh nghiệp FDI.

1. Miễn giấy phép lao động là gì?

Miễn giấy phép lao động là cơ chế pháp lý cho phép một số trường hợp người lao động nước ngoài không cần phải xin giấy phép lao động nhưng vẫn được làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Thay vì trải qua quy trình cấp phép phức tạp, những đối tượng thuộc diện miễn chỉ cần thực hiện thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng và nộp hồ sơ xác nhận miễn giấy phép tại cơ quan có thẩm quyền.

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP, việc miễn giấy phép không đồng nghĩa với việc “tự động hợp pháp” mà phải có văn bản xác nhận của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.

2. Đối tượng được miễn giấy phép lao động (Cập nhật 2025)

Theo quy định tại Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP), có 20 nhóm đối tượng người nước ngoài làm việc tại Việt Nam được miễn giấy phép lao động nhưng phải làm thủ tục xác nhận miễn.

Dưới đây là danh sách các đối tượng phổ biến được cập nhật đến năm 2025:

STT	Nhóm đối tượng	Yêu cầu	Ghi chú
1	Thành viên góp vốn/Cổ đông công ty có vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên	Thông báo hoặc xác nhận miễn	Tùy trường hợp cụ thể
2	Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên HĐQT công ty cổ phần (vốn ≥ 3 tỷ đồng)	Như trên
3	Di chuyển nội bộ doanh nghiệp trong 11 lĩnh vực cam kết WTO	Phải có xác nhận miễn	Bao gồm: kinh doanh, tài chính, giáo dục…
4	Làm việc ≤ 30 ngày/lần và không quá 03 lần/năm	Chỉ cần thông báo	Chuyên gia, nhà quản lý, kỹ thuật viên
5	Người kết hôn với công dân Việt Nam, đang cư trú tại Việt Nam	Chỉ cần thông báo
6	Nhà đầu tư thành lập hiện diện thương mại	Phải có xác nhận miễn
7	Thực hiện các thỏa thuận quốc tế đã ký giữa cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài	Phải có xác nhận miễn
8	Làm việc trong dự án ODA hoặc chương trình quốc tế có tài trợ	Phải có xác nhận miễn
9	Học sinh, sinh viên thực tập tại doanh nghiệp Việt Nam theo thỏa thuận	Phải có xác nhận miễn
10	Làm việc tình nguyện không lương theo thỏa thuận quốc tế	Phải có xác nhận miễn	Có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao
11	Giảng viên, chuyên gia tại trường quốc tế (thuộc cơ quan ngoại giao/Liên Hợp Quốc)	Phải có xác nhận miễn
12	Làm việc cho tổ chức phi chính phủ, tổ chức quốc tế tại Việt Nam	Phải có xác nhận miễn	Trưởng Văn phòng đại diện, giám đốc dự án…
13	Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại	Phải có xác nhận miễn
14	Giảng dạy/nghiên cứu tại trường đại học (được Bộ GD&ĐT xác nhận)	Phải có xác nhận miễn
15	Nhà báo, phóng viên có giấy phép hoạt động báo chí tại Việt Nam	Phải có xác nhận miễn	Do Bộ Ngoại giao cấp phép
16	Vào Việt Nam chào hàng, bán dịch vụ trong vòng ≤ 3 tháng	Chỉ cần thông báo
17	Vào Việt Nam xử lý sự cố kỹ thuật khẩn cấp, không quá 3 tháng	Phải có xác nhận miễn	Chuyên môn trong nước không xử lý được
18	Sử dụng hộ chiếu công vụ làm việc tại tổ chức chính trị – xã hội	Phải có xác nhận miễn
19	Thân nhân của thành viên cơ quan đại diện ngoại giao	Chỉ cần thông báo
20	Luật sư nước ngoài có Giấy phép hành nghề tại Việt Nam	Chỉ cần thông báo	Không cần xác nhận

3. Thủ tục xin giấy xác nhận miễn giấy phép lao động

Mặc dù thuộc diện được miễn giấy phép lao động, người nước ngoài làm việc tại Việt Nam vẫn phải thực hiện thủ tục xin xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, trừ một số trường hợp đặc biệt. Dưới đây là thủ tục cập nhật chi tiết dành cho doanh nghiệp:

3.1. Thời gian và cơ quan tiếp nhận hồ sơ

Theo khoản 1 và 5 Điều 8 Nghị định 152/2020/NĐ-CP:

– Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị xác nhận trước thời điểm dự kiến người lao động nước ngoài làm việc ít nhất 10 ngày.

– Nơi nộp hồ sơ: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động dự kiến làm việc.

Lưu ý: Tại một số địa phương như Thành phố Hồ Chí Minh, cơ quan này đã hợp nhất vào Sở Nội vụ theo mô hình tổ chức hành chính mới. Do đó, doanh nghiệp cần tra cứu tên gọi và cơ quan tiếp nhận hồ sơ thực tế tại địa phương tương ứng.

– Thời gian xử lý: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở sẽ cấp Văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

– Hiệu lực của văn bản xác nhận: Tối đa 02 năm.

3.2. Hồ sơ đề nghị xác nhận miễn giấy phép lao động

Căn cứ khoản 3 Điều 8 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, hồ sơ gồm:

– Giấy đề nghị xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động (theo Mẫu số 09/PLI, Phụ lục I của Nghị định);

– Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn hiệu lực của người lao động;

– Giấy chứng nhận sức khỏe (do cơ sở y tế tại Việt Nam hoặc nước ngoài cấp, còn giá trị trong vòng 12 tháng);

– Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, trừ trường hợp được miễn theo quy định;

– Tài liệu chứng minh đối tượng được miễn: giấy tờ đầu tư, quyết định bổ nhiệm, hợp đồng nội bộ, văn bản của cơ quan ngoại giao, thỏa thuận quốc tế, v.v.

Lưu ý: Các giấy tờ nếu được cấp tại nước ngoài cần hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt có chứng thực hợp lệ.

3.3. Các trường hợp chỉ cần thông báo (không cần xin xác nhận)

Theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, một số trường hợp được miễn giấy phép lao động mà không cần xin xác nhận, chỉ cần thông báo bằng văn bản đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (nay là Sở Nội vụ ở một số tỉnh, sau sáp nhập doanh nghiệp cần tra cứu tên gọi và cơ quan tiếp nhận hồ sơ thực tế tại địa phương tương ứng) ít nhất 03 ngày trước ngày người lao động nước ngoài làm việc, bao gồm:

– Vào Việt Nam dưới 3 tháng để chào bán dịch vụ;

– Luật sư nước ngoài đã có Giấy phép hành nghề tại Việt Nam;

– Kết hôn với công dân Việt Nam và cư trú tại Việt Nam;

– Nhà đầu tư hoặc thành viên góp vốn công ty TNHH/cổ đông công ty cổ phần có vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên;

– Người giữ chức danh quản lý, chuyên gia, kỹ thuật viên làm việc dưới 30 ngày và không quá 03 lần/năm;

– Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam.

Thông báo phải ghi rõ các thông tin như: Họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, tên doanh nghiệp sử dụng lao động, vị trí công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc làm việc.

Việc nắm rõ và thực hiện đúng thủ tục xác nhận miễn giấy phép lao động giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị xử phạt hành chính, đồng thời đảm bảo tính hợp pháp cho hoạt động sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam. Trong bối cảnh ngày càng siết chặt quy định về quản lý lao động ngoại quốc, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng thời hạn là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật và vận hành ổn định.

4. Lưu ý pháp lý khi xin miễn giấy phép lao động

Việc miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể bỏ qua các quy trình pháp lý bắt buộc.

Dưới đây là những điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật:

4.1. Miễn giấy phép không có nghĩa là miễn thủ tục

Nhiều doanh nghiệp hiểu nhầm rằng người nước ngoài thuộc diện miễn giấy phép lao động thì không cần làm bất kỳ thủ tục nào. Tuy nhiên, theo Điều 8 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, hầu hết các trường hợp vẫn phải nộp hồ sơ đề nghị xác nhận miễn tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (nay là Sở Nội vụ ở một số tỉnh). Nếu không thực hiện bước này, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vì sử dụng lao động trái phép.

4.2. Thời hạn hiệu lực của văn bản xác nhận

Văn bản xác nhận miễn giấy phép lao động được cấp có thời hạn tối đa 02 năm. Sau khi hết hạn, nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc tại Việt Nam, doanh nghiệp phải làm hồ sơ xin xác nhận lại từ đầu. Do đó, việc theo dõi và gia hạn đúng thời điểm là điều không thể bỏ qua để tránh gián đoạn pháp lý.

4.3. Phân biệt đúng đối tượng được miễn

Việc xác định đúng đối tượng miễn là yếu tố quan trọng. Không phải tất cả các nhà đầu tư hay chuyên gia nước ngoài đều thuộc diện miễn giấy phép. Chẳng hạn, chỉ những người có vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên mới được miễn xác nhận. Doanh nghiệp cần đối chiếu với danh sách 20 nhóm đối tượng tại Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP) để xác định chính xác.

4.4. Chứng thực và hợp pháp hóa giấy tờ đầy đủ

Các tài liệu như hộ chiếu, giấy khám sức khỏe, bằng cấp, văn bản xác nhận chuyên môn từ nước ngoài cần được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và chứng thực. Việc thiếu hợp pháp hóa hoặc sai chứng thực là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ xin xác nhận bị từ chối.

4.5. Phân biệt giữa miễn giấy phép và chỉ cần báo cáo

Một số đối tượng không cần xin xác nhận mà chỉ cần thông báo với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (nay là Sở Nội vụ ở một số tỉnh), ví dụ như: luật sư nước ngoài hành nghề tại Việt Nam, người kết hôn với công dân Việt Nam, người làm việc dưới 30 ngày và không quá 03 lần/năm. Tuy nhiên, việc báo cáo phải thực hiện tối thiểu 03 ngày trước ngày người lao động bắt đầu làm việc.

4.6. Cần quản lý nội dung báo cáo chi tiết

Đối với các trường hợp chỉ cần báo cáo, doanh nghiệp vẫn phải gửi thông báo bằng văn bản rõ ràng, bao gồm đầy đủ thông tin như: họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, ngày bắt đầu và kết thúc làm việc, đơn vị sử dụng lao động. Thiếu sót trong báo cáo cũng có thể dẫn đến xử lý vi phạm hành chính.

Như vậy, Việc xin miễn giấy phép lao động tuy đơn giản hơn so với quy trình cấp Giấy phép lao động, nhưng vẫn ẩn chứa nhiều rủi ro pháp lý nếu doanh nghiệp không hiểu rõ quy định. Nắm vững quy trình – thời hạn – hồ sơ – và các trường hợp miễn/báo cáo sẽ giúp doanh nghiệp chủ động quản lý nhân sự nước ngoài một cách hợp pháp, an toàn và hiệu quả.

5. Một số câu hỏi thường gặp về miễn giấy phép lao động

Nhà đầu tư góp vốn 3 tỷ đồng trở lên có cần làm gì để được miễn giấy phép lao động?
→ Có. Dù thuộc diện miễn giấy phép, nhưng vẫn phải nộp hồ sơ xin xác nhận miễn tại Sở Lao động để đảm bảo hợp pháp. Một số trường hợp chỉ cần thông báo thay vì xác nhận.

Nếu hồ sơ xác nhận miễn giấy phép bị thiếu giấy tờ thì có được bổ sung không?
→ Có thể bổ sung, nhưng doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu. Thiếu hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thiếu bản dịch công chứng là lỗi phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả lại.

Doanh nghiệp có bị phạt nếu không làm thủ tục xác nhận miễn giấy phép lao động?
→ Có. Nếu sử dụng người lao động nước ngoài thuộc diện miễn nhưng không thực hiện thủ tục xác nhận hoặc thông báo theo quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 60 – 150 triệu đồng tùy mức độ vi phạm (theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

Hồ sơ miễn giấy phép lao động có bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự không?
→ Có. Tất cả tài liệu do nước ngoài cấp như bằng cấp, chứng chỉ, quyết định bổ nhiệm… phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam.

Làm thế nào để biết người nước ngoài có thuộc diện miễn giấy phép lao động không?
→ Doanh nghiệp cần đối chiếu với danh sách 20 nhóm đối tượng được miễn tại Điều 7 và Điều 8 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, đồng thời căn cứ theo hồ sơ, chức danh, thời gian làm việc và mục đích nhập cảnh của người lao động để xác định chính xác.

Việc sử dụng lao động nước ngoài là một chiến lược nhân sự hiệu quả, góp phần nâng cao năng lực chuyên môn và chuyển giao công nghệ cho doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên, để triển khai đúng và tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần hiểu rõ các quy định liên quan đến việc miễn giấy phép lao động, bao gồm: đối tượng được miễn, hồ sơ thủ tục, thời gian xử lý và các trường hợp chỉ cần thông báo.

Trong năm 2025, với sự tăng cường giám sát từ cơ quan chức năng, việc bỏ sót các bước xác nhận hoặc báo cáo theo quy định có thể dẫn đến mức xử phạt hành chính lên đến hàng trăm triệu đồng, đồng thời ảnh hưởng đến danh tiếng và tính hợp pháp của hoạt động tuyển dụng. Vì vậy, doanh nghiệp cần chủ động phối hợp với bộ phận pháp chế hoặc tư vấn pháp lý chuyên nghiệp, nhằm đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện đúng – đủ – kịp thời.

Nếu quý doanh nghiệp đang có kế hoạch tuyển dụng chuyên gia, giám đốc điều hành, hoặc nhà đầu tư nước ngoài làm việc tại Việt Nam, đừng bỏ qua bước rà soát khả năng miễn giấy phép lao động và hoàn thiện hồ sơ đúng chuẩn. Công ty Luật TNHH Lexconsult & Partners sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu xác định đối tượng, soạn thảo hồ sơ đến hỗ trợ pháp lý trong toàn bộ quá trình xác nhận miễn. Hãy để việc sử dụng lao động nước ngoài là một lợi thế – không phải rủi ro.

**Bài viết liên quan:**

– [Thành lập công ty 100% vốn nước ngoài tại Việt Nam: Điều kiện và quy trình 2025]

– [Tư vấn thành lập công ty trọn gói – Quy trình, hồ sơ & chi phí chi tiết 2025]

– [Ngành nghề kinh doanh: Cách chọn đúng mã ngành & tránh rủi ro pháp lý]

Công ty Luật TNHH Lexconsult & Cộng sự
Địa chỉ: Tầng 9, Tòa nhà Diamond Plaza, 34 Lê Duẩn, phường Sài Gòn, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0938 657 775
Email: lawyers@lexconsult.com.vn
Website: www.lexconsult.com.vn – www.lexconsult.vn