Quy định giấy phép lao động mới – năm 2025

Từ năm 2025, các quy định giấy phép lao động cho người nước ngoài có nhiều thay đổi quan trọng nhằm siết chặt điều kiện tuyển dụng, minh bạch hóa hồ sơ và tăng cường quản lý lao động ngoại quốc tại Việt Nam. Doanh nghiệp nếu không nắm rõ quy định mới dễ gặp rủi ro bị từ chối hồ sơ, xử phạt hành chính hoặc kéo dài tiến độ tuyển dụng chuyên gia.

Bài viết dưới đây của Lexconsult & Cộng sự sẽ cập nhật đầy đủ điều kiện, hồ sơ, quy trình và những điểm mới nhất về giấy phép lao động 2025, giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị và thực hiện đúng pháp luật.

1. Khái quát về giấy phép lao động

1.1. Khái niệm giấy phép lao động

Hiện nay, theo quy định giấy phép lao động 2025 thì vẫn chưa có một quy định cụ thể về khái niệm của giấy phép lao động.

Tuy nhiên có thể hiểu đơn giản rằng, giấy phép lao động là văn bản do cơ quan quản lý nhà nước Việt Nam cấp, cho phép người lao động nước ngoài được làm việc hợp pháp trong lãnh thổ Việt Nam theo vị trí công việc, chức danh và thời hạn được ghi rõ trong giấy phép. Đây là một trong những điều kiện pháp lý bắt buộc để người nước ngoài được ký kết hợp đồng lao động, tham gia bảo hiểm bắt buộc và thực hiện đầy đủ quyền – nghĩa vụ theo pháp luật Việt Nam.

1.2. Cơ sở pháp lý về quy định giấy phép lao động mới

– Bộ luật Lao động 2019.

– Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

2. Quy định giấy phép lao động mới năm 2025

2.1. Về hồ sơ cần chuẩn bị

Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị cho việc đề nghị cấp giấy phép lao động được quy định tại Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Nghị định này đã có sửa đổi liên quan đến việc giải trình về nhu cầu sử dụng lao động khi đề nghị cấp giấy phép lao động.

– Theo quy định cũ tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP thì thành phần hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động không bao gồm văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài mà thay vào đó là văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài. 

– HIện nay, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động bao gồm cả văn bản báo cáo giải trình và văn bản đề nghị cấp giấy phép, khi đó người nộp hồ sơ chỉ cần nộp một lần và việc xem xét chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động được thực hiện trong trình tự cấp giấy phép lao động (Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP).

Có thể thấy, quy định giấy phép lao động mới đã sửa đổi theo hướng lồng ghép thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài vào thủ tục nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động nhằm tinh gọn thủ tục.

2.2. Về thời hạn nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động và thời gian cấp giấy phép lao động

– Về thời hạn nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động:

Theo quy định tại Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP thì trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động. Tuy nhiên theo quy định cũ tại Điều 11 Nghị định 152/2020/NĐ-CP thì thời hạn nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động chỉ được trước ít nhất 15 ngày, kể từ ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam.

Bước báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài được tinh gọn bằng cách lồng ghép vào bước nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, do đó có thể thấy thời hạn nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cũng được nới rộng ra.

– Về thời gian cấp giấy phép lao động:

Theo Khoản 3 Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP thì trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.

Còn theo quy định giấy phép lao động trước đây tại khoản 2 Điều 11 Nghị định 152/2020/NĐ-CP thì giấy phép lao động sẽ được cấp trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động.

2.3. Về trường hợp người lao động nước ngoài được xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã bổ sung thêm trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Cụ thể là trường hợp người lao động nước ngoài được các bộ, cơ quan ngang bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác nhận vào Việt Nam làm việc trong các lĩnh vực: tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia, các lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội thuộc đối tượng không cần cấp phép lao động (Khoản 15 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP).

3. Quy trình cấp giấy phép lao động theo quy định giấy phép lao động năm 2025

3.1. Chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP và kiểm tra kỹ hiệu lực lý lịch tư pháp và giấy khám sức khỏe. Đồng thời, phải xác định đúng vị trí tuyển dụng theo Điều 152 Bộ luật Lao động 2019 (quản lý, điều hành, chuyên gia, kỹ thuật) và hoàn thành giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận trước khi nộp hồ sơ xin cấp phép.

3.2. Nộp hồ sơ xin giấy phép lao động

Hồ sơ phải được nộp trong khoảng thời gian từ 60 ngày đến 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp, qua bưu chính công ích hoặc thông qua đơn vị được ủy quyền. Trong 10 ngày làm việc từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền phải cấp giấy phép; nếu từ chối, phải trả lời bằng văn bản trong 03 ngày và nêu rõ lý do.

3.3. Nhận giấy phép và ký hợp đồng lao động

Theo Quyết định 636/QĐ-BNV/2025, Chủ tịch UBND cấp tỉnh là cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động. Sau khi được cấp phép, nếu làm việc theo hình thức hợp đồng lao động, hai bên phải ký hợp đồng bằng văn bản trước ngày bắt đầu làm việc, với thời hạn không vượt quá thời hạn ghi trên giấy phép. Trường hợp làm việc tại nhiều tỉnh/thành, người lao động phải thông báo cơ quan quản lý địa phương ít nhất 03 ngày trước khi bắt đầu công việc.

4. Lưu ý về quy định giấy phép lao động mới

2025 là năm những quy định giấy phép lao động mới được ban hành và có hiệu lực. Qua đó, việc cấp Giấy phép lao động được quản lý chặt chẽ hơn, doanh nghiệp cần lưu ý:

– Hồ sơ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp thuộc diện miễn theo điều ước quốc tế (Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP).

– Bằng cấp và kinh nghiệm phải phù hợp vị trí làm việc; hồ sơ không khớp sẽ bị từ chối ngay từ bước xét duyệt.

– Lý lịch tư pháp và giấy khám sức khỏe phải đảm bảo không quá thời gian quy định.

– Không được tuyển dụng người nước ngoài cho vị trí người Việt Nam đáp ứng được (Điều 152 Bộ luật lao động 2019).

– Nộp sai biểu mẫu hoặc nộp hồ sơ muộn (không nằm trong khoảng 60–10 ngày) dễ bị trả lại hoặc yêu cầu nộp lại từ đầu.

– Doanh nghiệp phải theo dõi hồ sơ online và phản hồi yêu cầu bổ sung kịp thời để tránh kéo dài thời gian xử lý.

5. Tư vấn từ luật sư Lexconsult & Cộng sự

Với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam, Lexconsult & Cộng sự hiểu rõ những vướng mắc doanh nghiệp thường gặp khi quy định giấy phép lao động mới được ban hành. Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói, tối ưu quy trình và đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng, đúng quy định giấy phép lao động, hạn chế rủi ro tối đa cho khách hàng, bao gồm:

– Đánh giá điều kiện và vị trí việc làm theo quy định giấy phép lao động mới.

– Chuẩn hóa hồ sơ chuyên gia, giám đốc, kỹ thuật.

– Hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng hồ sơ nước ngoài.

– Soạn thảo đúng biểu mẫu theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

– Nộp và theo dõi hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công.

– Xử lý hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc có nguy cơ bị từ chối.

6. FAQ – Những câu hỏi thường gặp về quy định giấy phép lao động

Có bắt buộc nộp giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài không?
→ Có. Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động bao gồm cả văn bản báo cáo giải trình và văn bản đề nghị cấp giấy phép, việc xem xét chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động được thực hiện trong trình tự cấp giấy phép lao động (Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP).

Theo quy định giấy phép lao động mới có được nộp hồ sơ online không?
→ Có thể. Theo Điều 6 Nghị định 219/2025/NĐ-CP thì người sử dụng lao động có thể nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Thời gian cấp Giấy phép lao động theo quy định giấy phép lao động mới là bao lâu?
→ Theo Khoản 3 Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP thì trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.

Giấy tờ nước ngoài có phải hợp pháp hóa lãnh sự không?
→ Theo Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP thì các giấy tờ trong hồ sơ cấp giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài nếu của nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

Theo quy định giấy phép lao động mới, người lao động nước ngoài làm việc ở nhiều tỉnh/thành có cần xin lại giấy phép?
→ Theo Khoản 5 Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trường hợp người lao động nước ngoài đã được cấp giấy phép lao động có nhu cầu làm việc cho người sử dụng lao động đó tại nhiều tỉnh/thành trước thì ít nhất 3 ngày dự kiến làm việc, người sử dụng lao động phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Việc xin giấy phép lao động 2025 đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm vững toàn bộ yêu cầu mới về hồ sơ, điều kiện chuyên môn và quy trình nộp hồ sơ trực tuyến. Các quy định pháp lý thay đổi trong năm 2025 khiến quá trình xét duyệt trở nên chặt chẽ hơn, dẫn đến nhiều hồ sơ bị trả về do thiếu hợp pháp hóa lãnh sự, chứng minh kinh nghiệm không đầy đủ, bằng cấp không phù hợp hoặc sử dụng sai biểu mẫu theo quy định mới. Việc hiểu rõ các cập nhật này là chìa khóa để doanh nghiệp hạn chế rủi ro và đảm bảo hồ sơ được phê duyệt nhanh chóng.

Nếu doanh nghiệp cần tư vấn chuyên sâu, rà soát hồ sơ hoặc ủy quyền thực hiện xin cấp giấy phép lao động theo đúng quy định giấy phép lao động mới, Lexconsult & Cộng sự luôn sẵn sàng hỗ trợ.

📞 Hotline: 0938 507 287
📧 Email: info@lexconsult.com.vn