Cấp lại giấy phép lao động bị mất/hỏng – Quy định pháp luật 2025

Trong quá trình sinh sống và làm việc, tình trạng mất hoặc hỏng giấy phép lao động xảy ra khá phổ biến, gây gián đoạn công việc hoặc gặp khó khăn khi xin cấp lại giấy phép lao động. Vì vậy, việc nắm rõ thủ tục cấp lại giấy phép lao động bị mất/hỏng theo quy định hiện hành là điều cần thiết đối với cả doanh nghiệp và người lao động.

Bài viết này cung cấp hướng dẫn đầy đủ và cập nhật nhất về điều kiện, hồ sơ, trình tự thực hiện và thời gian xử lý thủ tục cấp lại giấy phép lao động. Đồng thời, Lexconsult & Cộng sự chia sẻ những lưu ý quan trọng giúp bạn hạn chế sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và đảm bảo việc cấp lại được thực hiện nhanh chóng, đúng pháp luật.

1. Khái niệm và cơ sở pháp lý về cấp lại giấy phép lao động

1.1. Khái niệm giấy phép lao động

Giấy phép lao động là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, cho phép người lao động nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam theo một vị trí, chức danh và thời hạn cụ thể.

Cấp lại giấy phép lao động là thủ tục pháp lý được thực hiện khi giấy phép đã cấp trước đó bị mất, hỏng, rách, không còn nguyên vẹn, hoặc khi có thay đổi thông tin cá nhân hoặc thông tin doanh nghiệp nhưng không làm thay đổi bản chất công việc. Thủ tục cấp lại giúp bảo đảm người lao động tiếp tục duy trì trạng thái làm việc hợp pháp mà không bị gián đoạn.

1.2. Cơ sở pháp lý liên quan đến cấp lại giấy phép lao động

– Bộ luật Lao động 2019.

– Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

2. Trường hợp nào được cấp lại giấy phép lao động

2.1. Các trường hợp xin cấp lại giấy phép lao động

Theo quy định tại Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP thì có hai trường hợp cấp lại giấy phép lao động gồm:

Giấy phép lao động còn thời hạn bị mất hoặc bị hư hỏng không sử dụng được.

Thay đổi một trong các nội dung ghi trong giấy phép lao động còn thời hạn như:

– Họ và tên;

– Quốc tịch;

– Số hộ chiếu;

– Đổi tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động.

2.2. Trường hợp giấy phép lao động bị mất/ hỏng mà không xin cấp lại

Khi giấy phép lao động bị mất hoặc bị hư hỏng nhưng doanh nghiệp hoặc người lao động không thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao , hành vi này có thể dẫn đến nhiều hậu quả pháp lý đáng kể.

Theo Điều 151 Bộ luật lao động 2019 thì giấy phép lao động là một trong những điều kiện để người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Vì vậy, khi giấy phép lao động bị mất/ hỏng mà không được cấp lại thì người lao động sẽ rơi vào tình trạng không chứng minh được quyền làm việc và doanh nghiệp có nguy cơ vi phạm quy định về sử dụng lao động nước ngoài, dẫn đến bị xử phạt hành chính.

3. Hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động bị mất/ hỏng

3.1. Hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động bị mất/ hỏng

Căn cứ Điều 24 Nghị định 219/2025/NĐ-CP thì hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động bao gồm:

– Văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động của người sử dụng lao động.

– 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm phông nền trắng).

– Giấy tờ chứng minh việc thay đổi nội dung theo quy định tại khoản 2 Điều 23 Nghị định này.

– Giấy phép lao động còn thời hạn, trừ trường hợp bị mất theo quy định tại khoản 1 Điều 23 Nghị định này.

3.2. Quy trình xin cấp lại giấy phép lao động bị mất/ hỏng

Căn cứ theo quy định tại Điều 25 Nghị định 219/2025/NĐ-CP thì thủ tục xin cấp lại giấy phép lao động được thực hiện như sau:

Bước 1: Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.

Bước 2: Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền cấp lại giấy phép lao động.

Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền cấp lại giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.

Thời hạn của giấy phép lao động được cấp lại bằng thời hạn của giấy phép lao động đã được cấp trừ đi thời gian người lao động nước ngoài đã làm việc tính đến thời điểm đề nghị cấp lại giấy phép lao động.

4. Lưu ý khi xin cấp lại giấy phép lao động bị mất/ hỏng

-Trình bày rõ ràng nguyên nhân mất/ hỏng để tránh bị yêu cầu giải trình nhiều lần.

– Kiểm tra tính phù hợp của hộ chiếu, thị thực, hợp đồng lao động và giấy phép hiện tại.

– Chuẩn bị đầy đủ các bản sao, bản dịch và hợp pháp hóa lãnh sự đúng quy định.

– Lưu ý về thời hạn giấy phép cũ để tránh hết hạn trong quá trình xử lý.

– Doanh nghiệp nên lưu bản scan của giấy phép lao động để dễ dàng khai báo khi bị mất.

5. Tư vấn từ luật sư Lexconsult & Cộng sự

Lexconsult & Cộng sự hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động nước ngoài trong toàn bộ quy trình cấp lại giấy phép lao động, giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian, hạn chế sai sót và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, bao gồm:

– Tư vấn điều kiện và trường hợp đủ điều kiện cấp lại giấy phép lao động.

– Rà soát hồ sơ và soạn thảo đầy đủ văn bản giải trình.

– Đại diện nộp hồ sơ, làm việc với cơ quan có thẩm quyền.

– Theo dõi tiến độ và nhận kết quả cấp lại giấy phép lao động.

6. FAQ – Những câu hỏi tường gặp về xin cấp lại giấy phép lao động bị mất/ hỏng

Giấy phép lao động bị mất có bị phạt không?
→ Giấy phép lao động là một trong những điều kiện để người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Vì vậy, khi giấy phép lao động bị mất mà không được cấp lại thì người lao động sẽ rơi vào tình trạng không chứng minh được quyền làm việc và doanh nghiệp có nguy cơ vi phạm quy định về sử dụng lao động nước ngoài, dẫn đến bị xử phạt hành chính.

Thời gian cấp lại giấy phép lao động mất bao lâu?
→ Thông thường, trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền cấp lại giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.

Có được cấp lại giấy phép lao động khi thay đổi hộ chiếu không?
→ Có. Đổi số hộ chiếu là một trong những trường hợp được cấp lại giấy phép lao động.

Có cần hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài khi nộp hồ sơ không?
→ Có. Các giấy tờ trong hồ sơ cấp lại giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài nếu của nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự (Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP).

Giấy phép lao động cấp lại có thời hạn bao lâu?
→ Không vượt quá thời hạn còn lại của giấy phép lao động đã được cấp trước đó (Điều 26 Nghị định 219/2025/NĐ-CP).

Việc bị mất hoặc làm hỏng giấy phép lao động có thể gây ảnh hưởng lớn đến quá trình làm việc của người lao động nước ngoài tại Việt Nam. Do đó, doanh nghiệp và người lao động cần nhanh chóng thực hiện thủ tục cấp lại theo đúng quy định để tránh rủi ro pháp lý không đáng có. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp và người lao động gặp vướng mắc khi chuẩn bị hồ sơ, giải trình nguyên nhân mất/hỏng hoặc khi làm việc với cơ quan nhà nước. Để tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro, bạn nên lựa chọn đơn vị pháp lý chuyên nghiệp hỗ trợ.

Nếu bạn cần hỗ trợ rà soát hồ sơ, giải trình nguyên nhân mất/hỏng hoặc đại diện nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền, hãy liên hệ ngay với Lexconsult & Cộng sự.

📞 Hotline: 0938 507 287
📧 Email: info@lexconsult.com.vn