English
Tư vấn nội dung
Từ ngày 01/7/2025, một thay đổi quan trọng trong chính sách thuế sẽ chính thức có hiệu lực: Doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với mọi giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên. Đây là quy định bắt buộc theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, nếu vi phạm doanh nghiệp không chỉ mất quyền khấu trừ thuế mà còn có nguy cơ bị truy thu và xử phạt.
Bài viết dưới đây Lexconsult & Cộng sự sẽ giúp bạn nắm rõ từng tình huống thanh toán, các ngoại lệ quan trọng, và cách xử lý đúng luật để không rơi vào bẫy kế toán – thuế năm 2025. Đọc kỹ để bảo vệ quyền lợi tài chính hợp pháp cho doanh nghiệp của bạn.
1. Giao dịch dưới 5 triệu đồng: Không bắt buộc chuyển khoản
Theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp cần:
– Có hóa đơn GTGT hoặc chứng từ nộp thuế đối với hàng hóa nhập khẩu;
– Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho mỗi giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT).
Như vậy, các giao dịch dưới 5 triệu đồng mỗi lần vẫn có thể thanh toán bằng tiền mặt mà vẫn được khấu trừ thuế nếu đầy đủ hóa đơn hợp lệ. Tuy nhiên, cần lưu ý đến tổng giá trị giao dịch trong ngày.
Điều này có nghĩa là:
– Doanh nghiệp và hộ kinh doanh vẫn được khấu trừ thuế nếu giao dịch thanh toán bằng tiền mặt, miễn là có hóa đơn GTGT hợp lệ.
– Đây là điểm nới lỏng có lợi cho người nộp thuế, giúp giảm thủ tục đối với các khoản chi nhỏ, phát sinh thường xuyên như: mua vật tư tiêu hao, đồ dùng văn phòng, dịch vụ nhỏ lẻ…
Tuy nhiên, cần lưu ý:
– Giá trị dưới 5 triệu đồng là tính trên từng hóa đơn, từng lần mua.
– Không được chia nhỏ hóa đơn cố ý để tránh yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt (điều này đã bị siết chặt tại quy định riêng – xem phân tích bên dưới).
Việc hiểu đúng quy định này sẽ giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong giao dịch và đảm bảo quyền lợi thuế mà không sợ sai phạm.
2. Các phương thức thanh toán hợp lệ để khấu trừ thuế
Theo khoản 1 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP:
1. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định số 52/2024/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2024 của Chính phủ về thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.
Các phương thức thanh toán được pháp luật công nhận bao gồm:
– Chuyển khoản qua ngân hàng (trong nước hoặc quốc tế);
– Ví điện tử có đăng ký hợp pháp;
– Cổng thanh toán trực tuyến, thanh toán QR code có xác nhận giao dịch;
– Các hình thức thanh toán điện tử khác có chứng từ chứng minh hợp lệ theo quy định của Ngân hàng Nhà nước và cơ quan thuế.
Nếu không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, dù có hóa đơn hợp lệ, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT cho giao dịch đó. Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi thanh toán các hợp đồng trên 5 triệu đồng.
3. Giao dịch chia nhỏ trong ngày vẫn phải chuyển khoản nếu vượt ngưỡng
Một điểm siết chặt quan trọng trong Nghị định 181 là quy định liên quan đến giao dịch chia nhỏ, theo quy định tại khoản 3 Điều 126 Nghị định 181/2025/NĐ-CP:
3. Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một người nộp thuế có giá trị dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Mục tiêu của quy định này là ngăn chặn hành vi cố tình chia nhỏ hóa đơn để lách quy định về chuyển khoản. Doanh nghiệp cần theo dõi và tổng hợp hóa đơn theo ngày để kiểm soát tổng giá trị giao dịch và chuẩn bị phương thức thanh toán phù hợp.
4. Trường hợp trả góp, trả chậm: vẫn được khấu trừ có điều kiện
Theo quy định tại điểm g khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP:
g) Đối với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp có giá trị hàng hóa, dịch vụ mua từ 05 triệu đồng trở lên, cơ sở kinh doanh căn cứ vào hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ bằng văn bản, hóa đơn giá trị gia tăng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Trường hợp chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt do chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng, phụ lục hợp đồng thì cơ sở kinh doanh vẫn được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Trường hợp đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng, phụ lục hợp đồng, cơ sở kinh doanh không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì cơ sở kinh doanh phải kê khai, điều chỉnh giảm số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng, phụ lục hợp đồng.
Như vậy, doanh nghiệp ký hợp đồng trả góp hoặc trả chậm có thể tạm khấu trừ thuế GTGT đầu vào, dù chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tại thời điểm ghi nhận.
Tuy nhiên, cần lưu ý: Khi đến hạn thanh toán ghi trong hợp đồng, nếu không xuất trình được chứng từ chuyển khoản hợp lệ, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ tương ứng trong kỳ tính thuế đó.
Do đó, doanh nghiệp cần quản lý công nợ, đối chiếu thời hạn thanh toán và lưu trữ đầy đủ chứng từ, tránh bị truy thu hoặc mất quyền khấu trừ thuế.
5. Các trường hợp được miễn yêu cầu chuyển khoản vẫn được khấu trừ
Không phải mọi giao dịch trên 5 triệu đồng đều bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng. Theo khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, có nhiều phương thức thanh toán đặc biệt được chấp nhận, nếu có đủ hồ sơ:
– Thanh toán bù trừ giữa hàng hóa mua – bán (có biên bản đối chiếu, hợp đồng ghi rõ);
– Cấn trừ công nợ qua bên thứ ba (có biên bản 3 bên và chứng từ chuyển khoản);
– Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba nếu được quy định trong hợp đồng;
– Thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu (có hợp đồng rõ ràng);
– Chuyển khoản vào Kho bạc Nhà nước trong trường hợp cưỡng chế tài sản;
– Người lao động thanh toán hộ bằng chuyển khoản, sau đó công ty hoàn trả (nếu được ghi trong quy chế nội bộ).
Ngoài ra, Nghị định mới cũng đã liệt kê rõ các trường hợp không bắt buộc chứng từ không dùng tiền mặt:
– Giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ từng lần mua dưới 5 triệu đồng (đã bao gồm VAT);
– Hàng nhập khẩu là quà tặng, biếu, viện trợ, không phát sinh thanh toán;
– Hàng mẫu dùng thử hoặc gửi giới thiệu, không có giá trị thanh toán;
– Trường hợp bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, có xác nhận bằng văn bản của cơ quan chức năng.
Mặc dù được miễn chứng từ thanh toán, doanh nghiệp vẫn cần lưu đầy đủ hóa đơn, hồ sơ hải quan (nếu có), biên bản ghi nhận lý do không thanh toán để đảm bảo chứng minh được tính hợp pháp nếu bị kiểm tra thuế.
6. Nhà cung cấp nước ngoài và nền tảng số: Ai là người có trách nhiệm nộp thuế?
Trong bối cảnh kinh doanh số và thương mại điện tử phát triển mạnh, Nghị định 181/2025/NĐ-CP đã quy định rõ trách nhiệm thuế đối với các nhà cung cấp nước ngoài (không có cơ sở tại Việt Nam) nhưng bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số cho khách hàng Việt Nam.
Theo quy định mới:
– Tổ chức quản lý nền tảng số ở nước ngoài (ví dụ: các trang thương mại điện tử, ứng dụng phân phối dịch vụ…) sẽ phải kê khai và nộp thay thuế GTGT cho nhà cung cấp nước ngoài;
– Trách nhiệm này nhằm đảm bảo nghĩa vụ thuế với ngân sách Việt Nam, đặc biệt với các giao dịch số xuyên biên giới, khó kiểm soát trực tiếp.
Ví dụ: Một doanh nghiệp ở Việt Nam mua phần mềm bản quyền từ một nhà cung cấp ở châu Âu thông qua nền tảng phân phối toàn cầu. Trong trường hợp này: Nếu nhà cung cấp không đăng ký nộp thuế trực tiếp tại Việt Nam, thì nền tảng số phân phối dịch vụ đó sẽ phải kê khai và nộp thuế GTGT thay cho nhà cung cấp.
Như vậy, Nghị định 181/2025/NĐ-CP cũng xác định rõ trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế GTGT với các nhà cung cấp nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam. Khi họ bán hàng hóa, dịch vụ qua nền tảng số cho cá nhân, tổ chức Việt Nam, thì nền tảng quản lý tại Việt Nam phải thực hiện nghĩa vụ nộp thay. Đây là bước tiến mới trong quản lý thuế với thương mại điện tử xuyên biên giới, hạn chế thất thu ngân sách.
7. Một số câu hỏi liên quan về quy định mới
Giao dịch dưới 5 triệu đồng có cần chuyển khoản để được khấu trừ thuế không?
→ Không. Nếu giá trị giao dịch dưới 5 triệu đồng (đã bao gồm VAT) và có đầy đủ hóa đơn hợp lệ thì doanh nghiệp vẫn được khấu trừ thuế GTGT, ngay cả khi thanh toán bằng tiền mặt.
Tôi chia nhỏ hóa đơn dưới 5 triệu đồng trong ngày thì có cần chuyển khoản không?
→ Có. Nếu tổng giá trị mua từ một nhà cung cấp trong cùng một ngày từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho toàn bộ giá trị đó để được khấu trừ thuế.
Trường hợp trả góp, trả chậm thì cần chứng từ chuyển khoản tại thời điểm nào?
→ Doanh nghiệp có thể tạm khấu trừ thuế tại thời điểm ký hợp đồng. Tuy nhiên, đến hạn thanh toán, nếu không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì phải điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ.
Những trường hợp nào được miễn yêu cầu chuyển khoản?
→ Giao dịch dưới 5 triệu đồng, hàng biếu tặng, hàng mẫu không thanh toán, hoặc trường hợp bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh…) có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.
Mua dịch vụ số từ nhà cung cấp nước ngoài thì ai phải nộp thuế?
→ Nếu nhà cung cấp không có hiện diện tại Việt Nam, nền tảng số phân phối dịch vụ đó sẽ phải kê khai và nộp thuế GTGT thay cho nhà cung cấp theo quy định của Nghị định 181.
Nghị định 181/2025/NĐ-CP đã đặt ra yêu cầu mới, rõ ràng và chặt chẽ hơn trong việc khấu trừ thuế GTGT, đặc biệt đối với giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên. Việc không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt sẽ khiến doanh nghiệp mất quyền khấu trừ hợp lệ, đối mặt với nguy cơ truy thu thuế, bị phạt hành chính và ảnh hưởng nghiêm trọng đến báo cáo tài chính.
Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng siết chặt kiểm tra chứng từ, doanh nghiệp cần:
– Rà soát lại toàn bộ quy trình thanh toán và lưu trữ chứng từ kế toán;
– Cập nhật các ngoại lệ và quy định đặc biệt trong Nghị định;
– Chủ động chuẩn hóa hợp đồng, hóa đơn và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Liên hệ ngay Lexconsult & Cộng sự để được tư vấn pháp lý chuyên sâu, rà soát toàn diện chứng từ thuế và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp trước khi cơ quan thuế kiểm tra.
**Bài viết liên quan:**
– [Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025: Siết vốn điều lệ, tăng trách nhiệm pháp lý]
– [Luật Thuế tiêu thụ đặc biệt (sửa đổi) 2025: Tác động & giải pháp cho doanh nghiệp]
– [Thuế nhà thầu (FCT) 2025: Doanh nghiệp cần biết gì để tránh rủi ro và tiết kiệm chi phí]
Công ty Luật TNHH Lexconsult & Cộng sự
Địa chỉ: Tầng 9, Tòa nhà Diamond Plaza, 34 Lê Duẩn, phường Sài Gòn, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0938 657 775
Email: lawyers@lexconsult.com.vn
Website: www.lexconsult.com.vn – www.lexconsult.vn
